Bedrijfsurgenties: Hét belang van echte urgentie in ondernemen

De groeiende en goedlopende economie is goed nieuws voor het bedrijfsleven en voor betekenisvol ondernemen. Klanten komen als vanzelf aanwaaien en winsten nemen toe. Dat maakt het voor je bedrijf ook mogelijk om grote veranderingen door te voeren. Als je bedrijf betekenisvol wil ondernemen is nú de kans om daarmee te beginnen. Of kan morgen ook? Leer meer over de verschillende urgenties in het ondernemen

Urgentie is even minder urgent als het goed gaat.

Urgentie is dringende noodzaak en is de drijfveer om dingen gedaan te krijgen. De goede economie maakt dat er geen dringende noodzaak is. Het loopt lekker. Dat leidt tot slordig ondernemen door het najagen van ongekwalificeerde kansen en het aannemen van nét niet de juiste mensen. "Dat lossen we later wel op” is een veel uitgesproken gedachtengang. Stijgende omzet en winst verlaagt de urgentie om te veranderen. Vaak ontbreekt die dringende noodzaak om te veranderen. Geen probleem als we aannemen dat de wereld om ons heen ook even niet verandert. Dat is een onjuiste aanname en leidt tot zelfgenoegzaamheid.

Er zijn drie soorten urgentie:

• zelfgenoegzaamheid: (eigenlijk ontbreken van urgentie). “We doen het prima toch?” Zelfgenoegzaamheid ontstaat door successen (echt of vermeend) uit het verleden of het beter doen dan de markt. Bij medewerkers dit te herkennen doordat zij vooral doen (zonder te zeggen wat ze doen en vooral waarom ze het doen). Maar pas op! Zelfgenoegzaamheid is onzichtbaar voor insiders! Medewerkers denken “Ik weet wat ik moet doen en dat doe ik” of “Het probleem ligt elders”. Ze voelen tevredenheid met status quo (en soms angst voor het onbekende). Het is een cultuur waar veel vergaderd wordt en er interne focus is op normen, processen en systemen). Externe focus op klanten, leveranciers en concurrenten is er veel minder. Het bedrijf merkt kansen en risico’s niet of te laat op. Er zijn weinig initiatieven tot verbetering of verandering. “Het is al zo druk”, kan een klacht zijn. Zij rijden 50 waar je 80 mag rijden.
• valse urgentie: Valse urgentie is alom tegenwoordig en verraderlijk omdat het vaak wordt aangezien voor echte urgentie. Valse urgentie ontstaat door mislukkingen, bv recente problemen met korte termijnresultaten of juist langdurige toenemende achteruitgang. In ieder geval voelt het team intense interne druk. Medewerkers denken waarschijnlijk “Wat een puinhoop” en voelen zich ongerust, boos, vermoeid en teleurgesteld. De aandacht ligt op actie, actie, actie, snel hier een offerte uitbrengen en daar een brandje blussen. De waan van de dag regeert en er is geen aandacht voor werken “aan” het bedrijf.
• echte urgentie: Echte urgentie is zeldzaam en onmetelijk belangrijk in een snel veranderende wereld. Echte urgentie ontstaat door leiderschap van mensen, niet alleen aan de top maar door de het hele bedrijf. Mensen denken “Overal zijn kansen en risico’s, maar welke zijn nú belangrijk”. Mensen voelen een diep verlangen om te vernieuwen, te verbeteren en te winnen op basis van een duidelijke kernideologie en relevante prioriteiten.
Gedrag dat je in zo’n bedrijf waarneemt: urgente activiteit, actie die alert is, extern gericht op belangrijke kwesties, aanhoudend is, steeds irrelevante acties uitbant om tijd te winnen voor wat belangrijk is en om overspannenheid te voorkomen.

Rode vlaggen zijn de manier om urgentie te creëeren.

Zoek rode vlaggen in je bedrijf, ze zijn er altijd! Voorbeelden van rode vlaggen zijn het niet nemen verantwoordelijkheid nemen over een situatie die vraagt om ingrijpen (een consultant inhuren om verandering door te voeren of een slechte medewerker laten zitten), moeite hebben om data te prikken voor vergaderingen of vergaderingen die verschuiven, naar binnen gerichte discussies over niet zulke belangrijke kwesties, leggen de schuld van grote problemen graag bij anderen, zeggen “We moeten nu ingrijpen” en vervolgens niets doen, cynische grapjes maken, opdrachten te laat of kwalitatief onvoldoende opleveren. En misschien wel de belangrijkste rode vlag is het niet leren van mislukkingen uit het verleden.

Urgentie is er twee smaken: externe urgentie en interne urgentie.

De initiator voor urgentie kan intern of extern liggen. Externe urgentie komt van bijvoorbeeld een nieuwe concurrent, de grootste klant die wegvalt of de marktdynamiek die snel verandert. Interne urgentie komt van de passie van de ondernemer en anderen in zijn team, gedreven door een magische missie en uitdagende visie.
Externe urgentie creëeren is gemakkelijker. Het is gemakkelijker om medewerkers te overtuigen van urgentie met externe urgentie. Het enige wat je hoeft te doen is de wereld naar binnen halen. Je vertelt over een nieuwe concurrent, nieuwe technologie of nieuwe ontwikkeling en schetst het negatieve effect dat dit op je bedrijf kan hebben. Externe urgentie creëeren is gemakkelijk, maar nooit langdurig. De waan van de dag komt er snel weer tussen.

Interne urgentie creëeren is veel krachtiger.

Interne urgentie komt voort vanuit een dringende noodzaak om de missie en visie te verwezenlijken. Maar hoe doe je dat? Beschrijf een heldere en aansprekende missie en visie (core purpose en BHAG. Maak duidelijke heldere keuzes en vertel dat je die keuzes maakt en vertel welke criteria je hanteert bij het maken van die keuzes. Communiceer, communiceer, communiceer (herhaal steeds maar weer de kernwaarden, missie en visie en koppel alle gebeurtenissen en besluiten hieraan).

Strategisch interne urgentie aanwakkeren doe je op twee manieren:

• de mind overtuigen. Verschaf medewerkers belangrijke gegevens. Uitstekende informatie met argumentatie, die nieuwe behoeftes en nieuwe ambitieuze doelen afbakent. Creëer alerte en extern georiënteerde actie, steeds gericht op winnen, steeds gericht op elke dag voortgang boeken, elke onnutte activiteit of processtap direct uitbannen
• het hart overtuigen. Richten op het hart (intuïtie), niet op de mind (ratio). Uit ervaring vertellen, emotioneel meeslepende behoeftes die voortkomen uit opwindende doelen die leiden tot vastberadenheid.

Tactisch de interne urgentie blijven aanwakkeren doe je vier manieren:

haal de buitenwereld naar binnen.

• herstel verbinding tussen interne werkelijkheid en externe kansen en risico’s
• kom met emotioneel meeslepende gegevens, feiten, mensen, video’s en websites
• stuur mensen op pad, haal specialisten en klanten naar binnen, luister naar medewerkers met klantcontact, presenteer relevante gegevens

handel elke dag vanuit urgentie.

• gedraag je nooit tevreden, bang of boos
• herstel verbinding tussen interne werkelijkheid en externe kansen en risico’s
• kom met emotioneel meeslepende gegevens, feiten, mensen, video’s en websites
• stuur mensen op pad, haal specialisten en klanten naar binnen, luister naar medewerkers met klantcontact, presenteer relevante gegevens
• toon altijd je eigen gevoel van urgentie in vergaderingen (begin op tijd, eindig op tijd), tweegesprekken (menselijk en to-the-point), voorstellen en emails en doe dat altijd zo zichtbaar mogelijk voor zoveel mogelijk mensen.
• houd ruimte in je agenda, reageer snel + handel nu (bv op email), toon zichtbaar echt urgent gedrag

zie crises als een kans.

• kijk hoe je een crisis kunt gebruiken als bondgenoot tegen zelfgenoegzaamheidhandel
•  voorzichtig en nooit naïef.

reken af met NeeNees. 

• NeeNees zijn mensen die verandering tegenhouden.
• Zij zeggen “Nee nee dat werkt niet, want...”
• verwijder of neutraliseer alle gestage urgentiedoders
• verspil geen tijd om deze NeeNees mee te krijgen
• drie effectieve tactieken: leid hen af, werk ze de deur uit of inactiveer hen door sociale druk

Ontwikkel gedrag dat urgentie onderstreept.

Elimineer en delegeer. Schep ruimte in overvolle agenda, elimineer projecten die afleiden, delegeer, delegeer, delegeer en sta niet toe dat medewerkers omhoog delegeren (gaten dichtlopen). Handel met snelheid op zaken die belangrijk zijn. Reageer onmiddellijk op belangrijke telefoontjes, emails en verzoeken tot afspraken over cruciale kwesties. Praat met passie over de noodzaak voor urgent gedrag, handel, pas aan en blijf de concurrent een stap voor. Zorg ervoor dat je woorden overeenstemmen met je daden. Begin vergadeingen stipt op tijd met een duidelijk doel en sluit vergaderingen altijd stipt op tijd af met een actielijst.

Na het mobilseren van interne urgentie is het zaak om de urgentie hoog te houden.

Na de eerste kortetermijnsuccessen zal de urgentie automatisch lager worden. Verwacht zo’n daling van urgentie en speel daarop in door meer informatie van buiten naar binnen te brengen. Het maakt dat de urgentie fris blijft. Gebruik een nieuwe cirsis om de urgentie te onderstrepen. “Never waste a good crisis”. Soms helpt het om een eigen crisis te creëeren. Blijf meten wat belangrijk is voor urgentie en communiceer daar steeds over. Zorg ervoor dat de NeenNees niet per ongeluk een kans krijgen.

Want urgentie heeft één nadeel.

Alles komt op scherp te staan. De medewerkers die eigenlijk niet voldoende presteren gaan nu opvallen. Iedereen ziet dat ze niet presteren. Dat stelt hoge eisen aan het leiderschap van je bedrijf. Maar dat is geen probleem. Want er is veel interne urgentie.

De hamvraag nu is: begin je vandaag of morgen?