Scaling overlegritme: de monthly (maand) sessie!

De monthly (maand) sessie is een belangrijk onderdeel in het overlegritme van Scaling up. Een maandelijks overleg van twee uur.

Maar… Hoe doe je dit goed?

Het doel van de monthly

Tijdens de monthly ligt de nadruk op wat in het nu gebeurt. Welk probleem kun je als team nu verhelpen? En wat leer je daarvan?

Je monthly gaat dus niet over het bepalen van richting en stellen van nieuwe doelen. Dit bespreek je in het kwartaal/jaaroverleg!

De 4 onderdelen van de monthly

1. De weekly (60 min)
   Hier lees je alles over de weekly!
   
   
2. De maandelijkse cijfers (15 min)
   Hier deel je de maandelijkse cijfers en licht je uitzonderlijke zaken kort toe. Daarbij is ruimte voor verklarende vragen.
   
   
3. De voortgang op kwartaalrocks (15 min)
   Hier bespreekt iedere rock-eigenaar kort hoe het staat met zijn rock. Ga je je rock halen (‘on track’), is dit onzeker (‘at risk’) of gaat het niet lukken (‘off track’)?
   
   
4. Het extra onderwerp (30 min)
   Zie onderstaand ;-)

Het extra onderwerp

Hier kies je een onderwerp dat nu belangrijk is voor je team om op te lossen en/of van te leren:

1. Probleem oplossen
   Nodig je mensen uit om vóór de monthly om een belangrijk operationeel probleem in te sturen. Zodat je hier samenwerkt aan de oplossing…
   Wat kun je als team doen om een belangrijk obstakel weg te nemen?
   
   
2. Leren
   Diep een bepaald onderwerp uit om je mensen nu vooruit te helpen. Nodig daar bijvoorbeeld een interne/externe expert voor uit. Of laat die belangrijke klant eens over zijn ervaringen met je organisatie vertellen.
   Wat kun je als team doen om beter te worden?

Ritme

Plan je vergadering vooruit op altijd dezelfde dag en tijd. Begin vervolgens stipt op tijd. Hierdoor leer je om te rekenen op elkaar. Degene die later is, kan aansluiten.

Praktische tips

• Lukt het je om je weekly efficiënt en dus korter (<60 min) te houden? Dan houdt je tijd over voor wellicht belangrijkere zaken…
• Stuur belangrijke informatie vooraf, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
• Gebruik een ‘parking lot’ zodat je lange termijn zaken en/of kwartaaldoelen die opkomen niet vergeet

Denk eens terug aan je laatste monthly; Hoe wil je deze verbeteren?